KLACHTENREGLEMENT SYNAPSIS BV
In dit reglement wordt verstaan onder:
1. Synapsis BV:
- Als onafhankelijk adviesbureau dat uitvoering geeft aan opdrachten gericht op reïntegratie van personen, in zijnde de functie van Arbeidsdeskundige;
- Of als Hypno- en psychosociaal therapeut.
2. de klager: degene die een klacht indient en/of diens gemachtigde.
Artikel 1
Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop Synapsis BV, zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of jegens een ander hebben gedragen, een klacht in te dienen bij Synapsis BV.
Indien het een klacht betreft over een partner (zzp-er), waarmee Synapsis BV samenwerkt, valt deze onder de klachtenregeling van de partner zelf.
Artikel 2
Synapsis BV draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van schriftelijke klachten.
Artikel 3
Synapsis BV, in hoofde van mw. M.C.E.J. Scholte die is belast met de behandeling van klachten.
Artikel 4
Indien u een klacht heeft:
- Mondeling: u kunt eerst mondeling aangeven aan degene aan wie u de klacht heeft en deze klacht bespreken. Dat kan ook meerdere gesprekken betreffen.
- Schriftelijk: Komt u mondeling daar niet uit, kunt een schriftelijke klacht in te dienen bij Synapsis BV, die voldoet aan de volgende voorwaarden:
Voorwaarden voor de schriftelijke klacht:
Een klacht wordt alleen volgens de klachtenregelement toegepast indien deze schriftelijk wordt ingediend. De schriftelijke ingediende klacht dient te voldoen aan de volgende eisen:
• naam, adres, telefoonnummer en bij een emailadres van indiener;
• dagtekening van de klacht;
• korte omschrijving van de klacht
• ondertekening.
Indien aan deze eisen niet wordt voldaan, wordt de klager erop gewezen dat de klachten volgens de schriftelijke eisen te worden aangeleverd. Indien bij 2e verzoek hier niet aan wordt voldaan, wordt de klacht niet behandeld volgens het klachtenregelement.
Artikel 5
Zodra Synapsis BV naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van het vervolg van dit reglement.
Artikel 6
Binnen 10 werkdagen na ontvangst van de schriftelijke klacht wordt aan de klager een ontvangstbevestiging gezonden. De ontvangstbevestiging bevat informatie over wat de klachtenbehandeling behelst en een korte omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft.
Artikel 7
Synapsis BV is niet verplicht de schriftelijke klacht te behandelen indien eenduidig vaststaat dat niet Synapsis BV maar een derde partij onderwerp van de klacht is.
Synapsis BV is niet verplicht de schriftelijke klacht te behandelen indien het een gedraging en/of uitlating betreft die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft/hebben plaatsgevonden.
Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis gesteld.
Artikel 8
Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van het klaagschrift gezonden.
Synapsis BV stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord. Plaats en tijdstip van de hoorzitting worden door Synapsis BV bepaald, eventueel geschiedt dit telefonisch.
Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, hebben recht op inzage in alle relevante stukken die betrekking hebben op de klacht. Plaats en tijdstip ter inzage van deze stukken wordt door Synapsis BV bepaald. Op verzoek kunnen zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft kosteloos afschriften krijgen van deze stukken.
Van het horen wordt een verslag gemaakt, dat door Synapsis BV wordt toegestuurd aan de klager respectievelijk aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
Synapsis BV kan van het horen van de klager afzien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel de klager, respectievelijk degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, heeft verklaard geen gebruik te willen maken van zijn recht om gehoord te worden.
De klager en degene over wiens gedraging wordt geklaagd, kunnen voor eigen rekening getuigen en deskundigen meebrengen. Voor bijzondere gevallen kan Synapsis BV besluiten deze kosten geheel of gedeeltelijk voor zijn rekening te nemen.
Artikel 9
Synapsis BV handelt de klacht binnen 6 weken na ontvangst van het klaagschrift af.
Synapsis BV kan de afhandeling termijn met ten hoogste 4 weken verdagen. Van deze verlenging van de afhandeling termijn wordt schriftelijke mededeling gedaan zowel aan de klager als aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, onder vermelding van de reden van vertraging in de klachtenafhandeling en de nieuwe termijn waarbinnen de afhandeling van de klacht naar verwachting zal kunnen plaatsvinden.
Na voltooiing van het onderzoek kan aanvullend onderzoek plaatsvinden indien, nadat de standpunten uiteen zijn gezet, feiten en omstandigheden bekend worden die voor het oordeel over de klacht van aanmerkelijk belang kunnen zijn. Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, worden hierover geïnformeerd.
Artikel 10
Indien de klager of degene over wiens gedraging wordt geklaagd niet voldoen aan het verzoek van Synapsis BV te verschijnen, inlichtingen te geven, stukken over te leggen of anderszins mee te werken aan het onderzoek, handelt Synapsis BV de klacht af op basis van de beschikbare gegevens.
Artikel 11
Synapsis BV stelt de klager en degene over wiens gedraging is geklaagd schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de ingediende klacht alsmede van de eventuele conclusies die Synapsis BV daaraan verbindt.
Arbeidsdeskundige dienstverlening
Bij deze schriftelijke kennisgeving wordt de klager door Synapsis BV gewezen op de mogelijkheid om een klacht over een gedraging van de aangeklaagde in te dienen bij de Stichting Register Arbeidsdeskundigen (SRA).
Indien u een klacht heeft over de inhoud van een Arbeidsdeskundige beoordelings- rapport, kunt u bij het UWV een Deskundigen Oordeel aanvragen: dit in dien u er met de Arbeidsdeskundige er samen niet uitkomt.
Therapeutische dienstverlening
De therapeut van Synapsis is aangesloten bij de beroepsvereniging NBVH-therapeut (Nederlandse beroepsvereniging van hypno-therapeuten) en is op grond van de Wkkgz (Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg) verplicht deze klachtenregeling te treffen voor zijn cliënten.
Indien u er samen niet uitkomt volgens de klachtenregeling van Synapsis, kunt u zich wenden tot de NBVH welke een klachtenregeling heeft voor haar leden. Het is een klachtenregeling die is opgesteld door de SCAG die conform de wet is goedgekeurd door een representatieve patiënten/cliëntenorganisatie, namelijk Zorgbelang Inclusief.
Artikel 12
Dit reglement treedt in werking op 1-10-2024 en vervangt de oude klachten regelement Synapsis BV. Deze regeling kunt u schriftelijk opvragen, maar is ook via de website beschikbaar: www.synapsis-advies.nl
Artikel 13
Dit reglement wordt aangehaald als 'Klachtenreglement Synapsis BV'.